Ansök om tidig åtkomst
Ett AI-skrivet mejl kan vara välformulerat och ändå innehålla fel. Använd utkastet som skrivstöd och läs det utifrån vad mottagaren behöver förstå och vad ni faktiskt kan stå för.
Kontrollera mottagare och sammanhang
Läs den senaste delen av mejltråden. Kontrollera vilka som ska få svaret och om någon mottagare bör tas bort. Fundera på om uppgifterna får delas med alla som finns med i tråden.
Kontrollera varje sakuppgift
Jämför belopp, fakturanummer, datum och betalningsstatus med aktuellt underlag. Om utkastet hänvisar till en bilaga, kontrollera att rätt fil verkligen är bifogad. Lägg inte till kunduppgifter som saknar betydelse för frågan.
Läs löftena extra noga
Formuleringar om betalning, leverans, avdrag eller när ett problem är löst kan skapa förväntningar. Ändra texten om ni ännu saknar besked eller om någon annan behöver godkänna åtagandet.
En eventuell konfidensindikator är inte ett skäl att hoppa över dessa kontroller.
Anpassa texten till mottagaren
Skriv vad som har hänt, vad ni behöver och vem som tar nästa steg. Ta bort onödiga fackord. Om ni ber om underlag, ange vilket underlag det gäller och när ni behöver det.
Skicka först när utkastet är genomgånget
Gör en sista kontroll av mottagare och bilagor efter redigeringen. Om ni arbetar i ett gemensamt ärende, stäm av vem som ska skicka svaret så att kunden inte får flera motstridiga besked.
Använd rutinen när ni granskar ett utkast, oavsett vilket skrivstöd ni använder. Se aktuella funktioner i Cavat.
Praktiska arbetsgångar för företag och redovisningsbyråer. Guider om regler anger källor och när de senast kontrollerades.