Allmänna villkor

Granskningsversion - inte fastställda avtalsvillkor. Detta är ett sammanhållet avtalsförslag för Cavat. Avtalsparten är identifierad, men vissa kommersiella och operativa villkor är ännu inte verifierade. De öppna punkterna framgår av avsnitt 20. Texten ändrar inte redan ingångna avtal och ska inte användas som accepterbara beställningsvillkor innan dessa punkter är fastställda.

1. Omfattning och avtalspart

Villkoren är avsedda för företagskunders användning av Cavat som molnbaserat affärssystem. De omfattar det paket, de användare och de tillägg som anges i en bekräftad beställning. Villkoren är skrivna för näringsverksamhet och inte för konsumentköp.

Cavat är namnet på tjänsten och tillhandahålls av Cavatos AB, organisationsnummer 559605-6811, med verksamhetsort i Göteborg, Sverige. Kunden är den juridiska eller fysiska person som beställer tjänsten för sin näringsverksamhet. Användare är personer som kunden har gett tillgång till sin miljö.

En redovisningsbyrå och dess klienter är inte automatiskt samma avtalspart. När en byrå beställer, administrerar eller betalar för en klient behöver det framgå vem som är kund, vem som har rätt att lämna instruktioner och hur klientens åtkomst och data hanteras.

2. Beställning, provperiod och avtalshandlingar

En intresseanmälan, kontaktförfrågan eller offertförfrågan på webbplatsen är inte i sig en beställning av ett betalt abonnemang. Paket, pris, omfattning och avtalsvillkor behöver presenteras och accepteras av en behörig företrädare innan ett bindande abonnemang börjar.

En eventuell utvärdering ska ange start, längd, funktioner och vad som händer med uppgifterna när perioden tar slut. Cavats beskrivna utvärdering kräver inte kort och övergår inte automatiskt till ett betalt abonnemang. En fortsatt betald tjänst förutsätter en uttrycklig beställning.

Det föreslagna avtalsunderlaget består av:

1. Den accepterade beställningen och särskilt skriftligt överenskomna villkor.
2. Ett personuppgiftsbiträdesavtal med tillhörande bilagor för behandling på kundens uppdrag.
3. Dessa allmänna villkor i den version kunden accepterar.
4. Den tjänstebeskrivning och prislista som beställningen hänvisar till.

Särskilt överenskomna kommersiella villkor ska ha företräde framför allmänna villkor i motsvarande fråga. Biträdesavtalet ska styra behandlingen av personuppgifter på kundens uppdrag. Ingen avtalshandling får inskränka tvingande lag. Slutlig rangordning ska bekräftas vid fastställandet.

3. Vad tjänsten omfattar

Cavat samlar funktioner för ekonomi och verksamhetsstyrning. Det valda paketet och beställningen avgör vilka funktioner som ingår. Alla funktioner på webbplatsen behöver därför inte ingå i varje abonnemang eller vara aktiverade för varje kund.

Paketöversikten beskriver omfattningen. Inför beställning behöver även relevanta begränsningar, beroenden och tillägg framgå, exempelvis extra användare, transaktionstjänster och externa integrationer. Framtida utvecklingsplaner ska inte räknas som en leveransutfästelse om de inte uttryckligen avtalats.

En licens till programvaran innebär inte att Cavat tar över kundens bokföringsskyldighet, arbetsgivaransvar, deklarationer eller myndighetskontakter. Redovisningsarbete, rådgivning, införande eller annan personlig hjälp behöver beskrivas separat om det ska ingå.

4. Konton, roller och behörigheter

Kunden utser administratörer och bestämmer vem som får tillgång till företagets uppgifter. Behörigheter ska begränsas till vad respektive användare behöver och uppdateras när arbetsuppgifter eller uppdrag ändras. Tidigare anställda, konsulter och integrationer ska inte behålla åtkomst utan ett fortsatt behov.

Användare ska skydda sina inloggningsuppgifter och inte dela personliga konton. API-nycklar och andra åtkomstuppgifter ska förvaras som hemligheter, ges lämplig omfattning och återkallas när de inte längre behövs. Misstänkt obehörig åtkomst ska rapporteras skyndsamt.

Kunden ansvarar för att företrädare och byråer har mandat att utföra de åtgärder de får behörighet till. Cavat ansvarar samtidigt för sina egna avtalade säkerhetsåtgärder; kundens behörighetsansvar ersätter inte leverantörens ansvar.

5. Kundens uppgifter och redovisningsansvar

Kunden ansvarar för att uppgifter får föras in i tjänsten och att användningen följer tillämpliga regler. Underlag, kontering, momshantering, löneuppgifter och rapporter behöver kontrolleras utifrån den egna verksamheten innan de används eller lämnas vidare.

Kunden ska följa relevanta inlämnings- och betalningsfrister och kontrollera mottagningsstatus hos den aktuella mottagaren. Ett förslag, en skapad fil eller ett klick i ett arbetsflöde innebär inte alltid att en bank, myndighet eller annan mottagare har godkänt eller verkställt åtgärden.

Fel och avvikelser ska beskrivas så att de går att undersöka. Parterna ska samarbeta för att begränsa skada och rätta fel, utan att kunden därmed övertar ansvaret för fel som Cavat ansvarar för.

6. Priser, avgifter och betalning

Abonnemangspris, inkluderade användare, eventuell avgift för extra användare samt fakturerings- och betalningsvillkor ska framgå innan kunden beställer. Tillämplig moms och andra skatter ska visas enligt beställningens prisinformation.

Transaktionstjänster, exempelvis e-fakturor, skanning av leverantörsfakturor och bankbetalningar, kan debiteras per användning enligt den avtalade prislistan. De ska kunna skiljas från abonnemanget. Externa leverantörer kan ta betalt enligt egna avtal.

API-åtkomst ingår utan separat API-avgift i Cavats företagspaket. Det innebär inte att en tredjepartsapp, en AI-leverantör eller en debiterbar transaktionstjänst blir kostnadsfri. Eventuellt beställt integrationsarbete ska prissättas separat innan arbetet utförs.

Se paket och priser för erbjudandet på webbplatsen. Det är den accepterade beställningen och dess prisunderlag som ska dokumentera kundens avtalade pris. Denna granskningsversion inför inte egna betalningsfrister, påminnelseavgifter eller prisändringsfrister.

7. Införande och byte av system

Import, migrering, utbildning och annan hjälp ska avgränsas i beställningen när det behövs. Planeringen bör ange vilket material som ska flyttas, vem som exporterar från det tidigare systemet, vem som kontrollerar resultatet och när det nya arbetssättet ska börja användas.

En provimport ska kontrolleras innan materialet används som grund för det löpande arbetet. Kontrollera exempelvis saldon, perioder, verifikationer, register och bilagor. Att en fil kan läsas in är inte en garanti för att alla uppgifter eller samband från det tidigare systemet följt med.

Parallellkörning och en namngiven kontakt kan ingå i en överenskommen införandeplan. Omfattning och ansvar behöver då anges. Kunden ska inte behöva tolka allmän information om flytthjälp som ett obegränsat migreringsåtagande.

8. Drift, underhåll och support

Cavat ska tillhandahålla de funktioner och den support som parterna har avtalat. Supportkanaler, öppettider och eventuella svarstider behöver framgå av tjänstebeskrivningen. En bekräftelse på ett supportärende är inte en garanti för en viss tid till lösning.

Underhåll och uppdateringar kan kräva begränsad åtkomst. Planerade förändringar som påverkar kundens arbete ska kommuniceras på ett lämpligt sätt. Brådskande säkerhetsåtgärder kan behöva genomföras snabbare.

Ingen viss tillgänglighetsprocent, återställningstid eller maximal dataförlust utlovas i denna granskningsversion. Sådana nivåer ska bygga på verifierade driftrutiner och ett särskilt åtagande. Parterna behöver även beskriva hantering av fel hos beroenden som bank, kommunikationsleverantör eller extern integration.

9. API, appar och egna integrationer

Kunden får använda tillgängliga API-funktioner för sin verksamhet inom den dokumenterade behörigheten. Det kan exempelvis handla om att ansluta egna rapporter, dashboards eller en vald AI-assistent. Kostnadsfri API-åtkomst omfattar inte ett löfte om att alla interna datamodeller eller funktioner exponeras i varje API-version.

Integrationer ska följa dokumentationen, skydda nycklar och hantera fel, åtkomstgränser och förändringar. Tekniska begränsningar kan behövas för säkerhet och stabilitet. Sådana begränsningar ska beskrivas och får inte förväxlas med en separat avgift för själva API-åtkomsten.

Kunden ansvarar för de kopplingar som kunden själv utvecklar eller väljer, och för att mottagaren får behandla informationen. Cavat ansvarar för de egna funktioner och kopplingar som uttryckligen ingår i leveransen. Väsentliga ändringar i dokumenterade gränssnitt behöver hanteras med information och en överenskommen övergångsprocess.

En appmarknadsplats eller länk till en extern tjänst innebär inte att alla externa villkor, priser eller funktioner ingår i Cavats avtal. Det ska framgå vem som tillhandahåller en anslutning och vem kunden ska kontakta vid fel.

10. AI-assistans och automatisering

AI kan hjälpa till att sammanställa information och föreslå åtgärder. Resultat kan vara ofullständiga eller felaktiga och måste bedömas i sitt sammanhang. Kunden behöver granska bokföringsförslag och andra resultat innan de ligger till grund för redovisning, betalning eller beslut.

Vilka åtgärder en assistent får läsa, föreslå eller utföra ska styras av aktiverade funktioner och behörigheter. Behörighet till läsning ska inte tolkas som ett obegränsat uppdrag att ändra kundens uppgifter. Kunden behöver särskilt kontrollera vad en extern assistent kan göra genom sina kopplingar.

En egen anslutning till exempelvis Claude eller ChatGPT omfattas också av den leverantörens villkor. Vilka uppgifter som skickas, var de behandlas och hur länge de sparas behöver bedömas före användning. Maskering av vissa fält gör inte automatiskt allt innehåll anonymt.

Cavats behandling av kundens personuppgifter för AI-funktioner ska omfattas av dokumenterade instruktioner och tillämpliga avtal. Den här texten ger inte Cavat eller en extern leverantör en generell rätt att använda kunddata för egna träningsändamål.

11. Kunddata och rätt till användning

Kunden behåller sina rättigheter till kunddata. Cavat behöver endast den rätt att behandla och använda informationen som krävs för att leverera tjänsten, följa dokumenterade instruktioner och uppfylla tillämpliga skyldigheter. Avtalet ska inte ge en generell rätt att sälja kundens finansiella information.

Begreppet kunddata omfattar även material som användare eller behöriga ombud för in för kundens räkning. Kunden ska ha nödvändiga rättigheter till sådant material. Uppgifter om en person omfattas samtidigt av dataskyddsreglerna; avtalad rätt till ett register innebär inte att den registrerades rättigheter upphör.

Återkoppling på tjänsten får inte tolkas som att kunden lämnar fri tillgång till konfidentiell information eller personuppgifter för andra ändamål.

12. Personuppgifter och sekretess

När Cavat behandlar personuppgifter för kundens räkning ska ett personuppgiftsbiträdesavtal (PUB) finnas. Det behöver bland annat reglera instruktioner, behandlingens omfattning, säkerhet, underbiträden, överföringar, incidenter, bistånd, granskning samt återlämning och radering.

Integritetspolicyn beskriver rollerna och Cavats egen behandling. Den ersätter inte biträdesavtalet. Kunden ansvarar för information och rättsligt stöd för sin egen behandling, medan Cavat ansvarar för de skyldigheter som följer av sin roll.

Parterna ska skydda konfidentiell information och begränsa tillgången till personer som behöver den för uppdraget. Anlitade personer och leverantörer ska omfattas av relevanta sekretessförpliktelser. Information får lämnas ut när lag kräver det; utlämnandet ska då begränsas till vad som krävs.

Sekretessen ska omfatta även tiden efter att avtalet upphör för information som fortfarande är konfidentiell. Kundens uppgifter ska inte användas för direkt bearbetning av en byrås klienter utan ett separat giltigt stöd och överenskommet uppdrag.

13. Tillåten användning och säkerhetsåtgärder

Tjänsten får inte användas för olaglig behandling, bedrägeri, spridning av skadlig kod, obehörig åtkomst eller försök att kringgå bolagsavgränsning och behörigheter. Kunden får inte ge externa parter åtkomst utanför sitt mandat eller medvetet störa driften för andra kunder.

Vid en konkret säkerhetsrisk kan Cavat behöva begränsa en berörd nyckel, användare eller funktion för att skydda uppgifter och drift. Åtgärden ska stå i proportion till risken. Kunden ska informeras så snart det är möjligt utan att förvärra säkerhetsläget eller strida mot lag.

Den slutliga versionen behöver ange förutsättningarna för avtalsbaserad avstängning, underrättelse, rättelse och återöppning. Denna text inför inte en obegränsad rätt att stänga av ett företag eller radera dess information.

14. Immateriella rättigheter

Rättigheter till Cavats programvara, utformning och dokumentation tillhör respektive rättighetshavare. Kunden får en rätt att använda den avtalade tjänsten under avtalstiden. Det innebär inte en överlåtelse av programvaran eller en allmän rätt att sälja tillgången vidare.

Denna begränsning ska inte inskränka uttryckligen tillåtet API-bruk, kundens rätt till sina egna uppgifter eller rättigheter som följer av tvingande lag och tillämpliga tredjepartslicenser. Eventuell särskild återförsäljning, byrååtkomst eller utvecklaranvändning behöver regleras i motsvarande avtal.

15. Avtalstid, uppsägning och paketbyte

Cavats erbjudande beskriver abonnemang utan bindningstid. Den slutliga beställningen måste tydligt förklara när en uppsägning får verkan, hur den lämnas och vad som gäller för en redan betald period. Ingen ny 30-dagarsfrist eller automatisk förlängning införs genom denna granskningsversion.

Kunden ska kunna lämna en spårbar uppsägning genom den kontaktväg eller funktion som anges i avtalet och få bekräftelse med slutdatum. Ett byte till ett mindre paket behöver ange vilka funktioner som försvinner och hur berörda uppgifter kan hämtas före ändringen.

Parterna behöver också fastställa villkor för förtida upphörande vid väsentligt avtalsbrott, möjlighet till rättelse och eventuella ekonomiska följder. Dessa frågor ska vara avgjorda innan villkoren används i en beställning.

16. Export, arkivering och radering vid avslut

Kunden ska kunna hämta sin bokföring genom SIE-export och använda de dokumenterade export- och API-funktionerna för den information de omfattar. API-åtkomst har ingen separat API-avgift. SIE är däremot inte en fullständig kopia av alla register, bilagor, integrationer eller systeminställningar.

Inför avslut behöver kunden och Cavat därför klargöra vilka data och underlag som ska hämtas, tillgängliga format, sista dag för åtkomst, eventuell migreringshjälp och när radering ska ske. Separat beställt arbete ska prissättas i förväg; en sådan beställning ska skiljas från själva exportmöjligheten.

Kunden behåller ansvaret för lagstadgad arkivering även efter systembytet. Räkenskapsinformation ska normalt bevaras till och med det sjunde året efter utgången av kalenderåret då räkenskapsåret avslutades. Ett avslutat abonnemang innebär inte att Cavat automatiskt fortsätter att vara kundens arkiv. Se Bokföringsnämndens arkiveringsvägledning.

Återlämning, radering, eventuella lagkravsundantag och säkerhetskopiors livscykel ska regleras i biträdesavtalet och avslutsrutinen. Exakta frister saknas ännu i detta förslag och ska inte ersättas med ett löfte om obegränsad lagring eller omedelbar fullständig radering.

17. Fel, ansvar och hinder utanför parternas kontroll

Parterna ansvarar för sina respektive avtalade skyldigheter och ska meddela relevanta fel eller hinder utan onödigt dröjsmål. Beskrivning av kundens kontrollansvar eller AI-resultats begränsningar är inte en generell friskrivning från Cavats ansvar för den avtalade leveransen.

En fastställd ansvarsklausul behöver tydligt beskriva avhjälpande, eventuella påföljder, ersättningsbara skador och begränsningar. Den måste även hantera tvingande rätt och relevanta undantag, exempelvis uppsåt och grov vårdslöshet. Något beloppstak eller en generell uteslutning av ansvar föreslås inte utan beslut om Cavats faktiska åtagande och försäkringsskydd.

Om parterna ska ha en force-majeure-regel behöver den avgränsa vilka extraordinära hinder som omfattas, informationsskyldighet, skadebegränsning och rätten att avsluta vid ett långvarigt hinder. Alla driftstörningar eller leverantörsfel kan inte automatiskt behandlas som sådana hinder.

18. Ändringar av tjänst, pris och villkor

Cavat kan behöva utveckla tjänsten eller anpassa den till ändrade regler. Väsentliga ändringar av avtalad funktion, pris eller villkor behöver meddelas tydligt med information om när de börjar gälla och hur kunden kan agera.

Den slutliga versionen ska ange en konkret underrättelsefrist och möjlighet att säga upp tjänsten innan en väsentligt försämrande ändring börjar gälla. En uppdaterad webbsida ska inte i sig ändra redan accepterade villkor retroaktivt.

Versionsdatum och hänvisade handlingar ska dokumenteras så att kunden kan se vilken version som ingår i avtalet. Denna granskningsversions datum är inte ett ikraftträdandedatum för ett kundavtal.

19. Kontakt, klagomål och tvist

Frågor inför beställning kan lämnas via Cavats kontaktsida. För befintliga avtal ska en verifierad avtals- och supportkontakt anges i beställningen. Ange företaget och en kort beskrivning; lämna inte hemliga åtkomstuppgifter i meddelandet.

Vid oenighet bör parterna först försöka reda ut sakfrågan och dokumentera den önskade lösningen. Förslaget är att avtalet ska omfattas av svensk rätt och att en olöst tvist prövas av svensk allmän domstol. Slutligt lagval och forum ska bekräftas innan villkoren fastställs.

20. Punkter att fastställa före användning

Detta förslag behöver kompletteras med följande beslut och underlag innan det används för avtal:

1. Leverantörens fullständiga postadress och verifierade avtals- och supportkontakter. Juridiskt namn och organisationsnummer är fastställda ovan.
2. Slutlig beställningsprocess, dokumentens företräde och hantering av byrå- och klientavtal.
3. Faktureringsperiod, betalningsvillkor, momsangivelse och hantering av felaktiga eller försenade betalningar.
4. Uppsägningens verkan, paketbyten, redan betalda perioder samt frister vid pris- och villkorsändringar.
5. Supportomfattning, eventuella servicenivåer, underhåll och dokumenterade rutiner för återställning.
6. Personuppgiftsbiträdesavtal, leverantörsförteckning, AI-villkor och behandlingsländer.
7. Exportformat, åtkomstperiod efter uppsägning, raderingsfrister och säkerhetskopiors livscykel.
8. Ansvar, påföljder, avstängning, avtalsbrott, force majeure och slutligt lagval och forum.

När dessa punkter är avgjorda ska granskningsmarkeringen tas bort, ett ikraftträdandedatum anges och den version kunden accepterar sparas.