Prioritera klientfrågor efter datum, ansvar och konsekvens

När flera klienter behöver hjälp samtidigt behöver prioriteringen gå att förklara. Börja med vad som måste vara klart, när det behövs och vad som händer om arbetet väntar.

Skilj mellan olika slags datum

Ett deklarationsdatum, ett avtalat svarsdatum och en intern målsättning är olika saker. Ange vilket datum uppgiften har och var uppgiften kommer ifrån. Kontrollera myndighetsdatum för det aktuella bolaget i ansvarig myndighets tjänst.

Identifiera vad som blockerar andra

Ett saknat underlag kan hindra en avstämning som i sin tur behövs för ett periodslut. Beskriv sambandet i uppgiften. Då går det att prioritera även en liten fråga som får stor betydelse för resten av arbetet.

Ange en ansvarig och ett nästa steg

Skriv vem som tar frågan vidare och vad personen behöver göra. Om ni väntar på klienten, ange vilket svar eller dokument som saknas och när ni följer upp. Undvik uppgifter som bara säger att någon ska kontrollera ärendet.

I Cavat kan byrån arbeta med klientuppgifter, ansvar och uppföljning. Använd dessa uppgifter för att hålla arbetslistan aktuell när nya svar kommer in.

Stäm av kapaciteten

Gå igenom prioriteringarna i teamet och fördela om sådant som inte ryms. Meddela berörda personer om en överenskommen tid behöver ändras. Uppdatera listan så att nästa kollega ser det senaste beslutet.

Läs om klientöversikten och förberedelser inför periodslut.