Förbered periodslutet: underlag, avstämningar och ansvar

Ett periodslut blir lättare att följa när företaget och redovisningsbyrån har samma bild av arbetet. Börja med en gemensam lista över vad som ska kontrolleras, vilket underlag som behövs och vem som ansvarar för nästa steg.

1. Bestäm period och ansvar

Ange vilket bolag och vilken period arbetet gäller. Bestäm när företaget ska lämna sitt underlag, vem som gör avstämningarna och vem som granskar resultatet. Håll isär era interna arbetsdatum och företagets deklarationsdatum.

I Cavat kan byrån följa klienter, fördela uppgifter och arbeta med checklistor för periodslut. Använd listan för att synliggöra det som återstår.

2. Begär in det som saknas

Gå igenom fakturor, kvitton och andra underlag som behövs för perioden. En förfrågan blir lättare att besvara om den innehåller datum, belopp och vad ni behöver få förklarat. Ange en ansvarig och ett önskat svarsdatum.

Skilj mellan underlag som saknas, uppgifter som behöver rättas och sådant som ännu inte har granskats. Ett tomt fält säger inte att kontrollen är klar.

3. Stäm av mot underlagen

Kontrollera bank, kundfordringar och leverantörsskulder mot respektive underlag. Undersök differenser innan ni markerar en avstämning som färdig. Bedöm vilka periodiseringar och andra justeringar som behövs för just bolaget och perioden.

Dokumentera vad ni jämfört, vilket datum kontrollen avser och hur en eventuell differens har hanterats. Då kan nästa person följa resonemanget.

4. Granska öppna frågor

Gå igenom kvarstående varningar och frågor tillsammans med den som ansvarar. Om information inte är tillgänglig behöver ni komplettera den eller dokumentera hur frågan ska hanteras. Det är inte samma sak som ett godkänt kontrollresultat.

Cavats underlag inför granskning hjälper er att se tillgängligt underlag, saknade uppgifter och frågor som behöver följas upp. Den ansvariga bedömer när arbetet är tillräckligt genomgånget.

5. Avsluta med en tydlig överlämning

Spara avstämningarna och anteckna vem som har granskat dem. Bestäm vad som behöver tas vidare till nästa period. Bekräfta sedan periodens status i systemet och kontrollera att den motsvarar beslutet ni fattat.

Se funktionerna för periodslut och byråarbete eller läs om hur ni prioriterar klientfrågor.