Ansök om tidig åtkomst
Ett systembyte behöver börja med vad ni vill förbättra och vilka uppgifter ni behöver ha kvar. Det gäller oavsett vilket system ni använder i dag. Jämför de arbetsflöden ni faktiskt behöver, inte bara antalet funktioner i en lista.
1. Bestäm omfattning och brytdatum
Lista bolag, räkenskapsår och perioder som ska omfattas. Bestäm om ni ska flytta transaktioner, ingående balanser eller båda, och hur ni undviker överlapp. Ange också vilket system som ska användas för nya affärshändelser efter bytet.
Gå igenom bankanslutningar, fakturasändning, lönearbete och integrationer separat. En importerad bokföringsfil innebär inte att dessa anslutningar har flyttats.
2. Inventera mer än SIE-filen
Cavat har stöd för import och export av bokföringsdata i SIE-format. Kom överens om filtyp och importens omfattning innan ni börjar.
Planera separat för kund- och leverantörsregister, öppna fakturor, bilagor, avtal, löneuppgifter och annan historik ni behöver. Utgå inte från att en SIE-fil innehåller allt detta. Bestäm även hur ni ska behålla åtkomst till uppgifter som stannar i det tidigare systemet.
3. Prova med en avgränsad import
Spara originalexporten och gör en kontrollerad provimport. Kontrollera bolag, räkenskapsår, konton och dimensioner. Läs valideringsresultatet och utred avvikelser innan ni godkänner det som ska föras in.
Bestäm vem som får starta importen och vem som granskar resultatet. Importera inte samma material igen för att lösa en oklar status utan att först undersöka vad som redan har förts in.
4. Stäm av före och efter
Jämför balans- och resultatrapporter för samma period och med samma urval. Kontrollera särskilt bank, kundfordringar, leverantörsskulder och ingående balanser. Öppna ett urval verifikationer och kontrollera datum, belopp och konton mot ursprunget.
Om öppna fakturor flyttas separat behöver de stämmas av mot motsvarande saldon. Dokumentera differenser och beslut innan ni går vidare.
5. Börja arbeta när kontrollerna är klara
Bekräfta vem som ansvarar för kvarstående frågor och att användarna har rätt behörigheter. Följ de första fakturorna, betalningarna och rapporterna extra noga. Tidsplanen ska bygga på ert material och era anslutningar, inte på ett generellt löfte om antal dagar.
Praktiska arbetsgångar för företag och redovisningsbyråer. Guider om regler anger källor och när de senast kontrollerades.