Ansök om tidig åtkomst
En projektbudget blir användbar först när den jämförs med det arbete som faktiskt utförs. Gör uppföljningen till en återkommande avstämning mellan projektansvarig och ekonomi, med samma period och samma avgränsning varje gång.
Bestäm vad budgeten omfattar
Ange vilka delar av uppdraget som ingår, vilka kostnader ni ska följa och vem som ansvarar för budgeten. Bestäm också hur tilläggsarbete ska godkännas. Om uppdraget ändras behöver ni kunna skilja den ursprungliga budgeten från en ny överenskommelse.
Cavat har projektregister, budgetuppgifter och rapporter för projektuppföljning. Kontrollera vilka fält och rapporter som passar ert sätt att arbeta innan ni bestämmer uppföljningsrutinen.
Registrera tid och kostnader på rätt projekt
Be dem som arbetar i projektet att rapportera tid regelbundet. Gå igenom projektkopplingen på inköp och andra kostnader. Sena eller felplacerade registreringar gör jämförelsen missvisande, även om rapporten är tydlig.
Skilj mellan utfört arbete, beställda inköp och kostnader som redan har bokförts. Kontrollera vilka av dessa uppgifter rapporten faktiskt innehåller.
Jämför förbrukning med återstående arbete
Ett förenklat exempel: projektet har en tidsbudget på 100 timmar och 45 timmar är registrerade. Det betyder att 45 procent av tidsbudgeten är förbrukad. Det visar inte i sig att 45 procent av leveransen är klar.
Fråga därför också vad som återstår, vilka inköp som väntar och om uppdraget har ändrats. Anteckna vilka antaganden en prognos bygger på och följ upp dem vid nästa avstämning.
Håll isär projektuppföljning och redovisning
Debiterbar tid, beräknat värde av arbete och bokförd intäkt är olika uppgifter. Kontrollera hur varje mått i rapporten är beräknat innan ni använder det för att bedöma marginal eller faktureringsbehov. En projektprognos ersätter inte bedömningen av intäkter och pågående arbete i redovisningen.
Bestäm nästa åtgärd
Avsluta uppföljningen med ett beslut: fortsätta enligt plan, omfördela arbete, begränsa kostnader eller diskutera ändrad omfattning med kunden. Ange vem som följer upp beslutet och när.
Praktiska arbetsgångar för företag och redovisningsbyråer. Guider om regler anger källor och när de senast kontrollerades.